Polityka przetwarzania danych osobowych

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników systemu CRM Statizen, zarządzanego przez Statizen (Administrator).

Polityka została opracowana zgodnie z:

• — Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO/GDPR)
• — Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych

Polityka dotyczy wszystkich danych otrzymywanych od:

• — agencji legalizacyjnych korzystających z Platformy
• — osób fizycznych — klientów tych agencji
• — użytkowników strony internetowej i usług Statizen

2. Administrator danych osobowych (ADO)

Administrator danych osobowych

Firma: Statizen

3. Kategorie przetwarzanych danych

3.1 Dane podstawowe

• — Imię, nazwisko, imię ojca
• — Numer telefonu
• — Adres e-mail

3.2 Dane dokumentowe

• — Dane paszportowe
• — Adres zamieszkania
• — Dane dotyczące wiz, zezwoleń na pobyt czasowy / stały
• — Dane dotyczące procedur i statusów migracyjnych
• — Przesłane dokumenty (skany, PDF, zdjęcia)

3.3 Dane interakcji

• — Historia zgłoszeń
• — Komentarze i wpisy w CRM
• — Dane przekazane przez agencje w imieniu klientów

3.4 Dane techniczne

• — Adres IP
• — Dane przeglądarki i urządzenia
• — Pliki dziennika aktywności w systemie

3.5 — Statizen nie przetwarza szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO), chyba że podmiot danych przekazał je dobrowolnie.

4. Źródła danych

Dane mogą pochodzić:

• — Bezpośrednio od podmiotu danych
• — Od agencji legalizacyjnych działających jako podmioty przetwarzające lub współadministratorzy — w zależności od umowy
• — Automatycznie podczas korzystania z Platformy

5. Cele przetwarzania danych

5.1 Cele główne

• — Zapewnienie dostępu do systemu CRM
• — Prowadzenie spraw migracyjnych klientów agencji
• — Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów legalizacyjnych
• — Śledzenie statusów wniosków i terminów
• — Komunikacja z użytkownikami

5.2 Cele dodatkowe

• — Zapewnienie bezpieczeństwa Platformy
• — Poprawa jakości usług
• — Wsparcie techniczne

Statizen nie wykorzystuje danych do celów marketingowych bez odrębnej zgody.

6. Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)

7. Przekazywanie danych

Dane mogą być przekazywane:

• — Agencjom legalizacyjnym prowadzącym sprawy swoich klientów
• — Dostawcom usług IT zapewniającym działanie Platformy
• — Doradcom prawnym — w razie potrzeby
• — Organom publicznym — wyłącznie na podstawie przepisów prawa

Administrator nie przekazuje danych poza obszar UE, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to niezbędne dla procedur migracyjnych i uzgodnione z podmiotem danych.

8. Przechowywanie danych

Dane są przechowywane:

• — Na zabezpieczonych serwerach w chmurze w obszarze UE
• — Przez czas korzystania z Platformy
• — Dodatkowo — przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

9. Prawa podmiotów danych (art. 15–22 RODO)

Podmiotowi danych przysługuje prawo do

10. Cookies i analityka

Statizen nie używa plików cookies ani zewnętrznych narzędzi analitycznych (Google Analytics, Meta Pixel itp.).

11. Ochrona danych

Administrator stosuje następujące środki ochrony:

• — Szyfrowanie danych
• — Kontrola dostępu
• — Rejestrowanie działań
• — Kopie zapasowe
• — Ochrona przed nieautoryzowanym dostępem